ぐちゃぐちゃfreee

何故？ぐちゃぐちゃになるのか？？

1.口座をAPI連携しないで、すべて手動で仕訳

freeeは銀行口座の明細やクレジットカードの明細などを、API連携で自動に取得してくれる便利な機能があります。この機能を使うと、仕訳を手入力する手間が省けるのでとても効率的です。それに、自動で仕訳を推測してくれるので入力ミスも防げます。

ところが、この便利な機能を使わずに、従来通りにすべての仕訳を手入力していると、せっかくの便利な機能を全く使えていないことになります。

2.クレジットカード払いの取引が、API連携の仕訳と手動の仕訳で重複してしまう

クレジットカードをAPI連携していると、自動で経理の機能で仕訳を自動で作成してくれます。カードで払ったときにレシート貰い、このレシートの管理が不十分で、現金払いのレシートと混ざってしまっていることがあります。すると、現金払いの取引と間違えて手動で登録してしまうことで、自動で経理の仕訳と重複して登録してしまうことになりあます。重複仕訳となってしまう理由として、かなりの高頻度で発生しています。

レシートをクレジットカード払いとそれ以外で分けて管理しておくことも、freee会計を使う上ではとても大事なポイントです。

ただ、電子帳簿保存法ではクレジットはその明細では足りず、詳細なデータの連携、事実上はレシートのイメージデータのアップが求められていますので、貰ったら現金でもクレジットでもfreeeに写メを取っておきましょう。

銀行の口座間振替の仕訳が重複してしまう

これはAPI連携している銀行口座間で資金移動したときによく発生します。

片方の口座で出金の仕訳が自動生成され、もう片方の口座で入金の仕訳が自動生成されてしまうので、1本の仕訳だけですむ取引なのに、同じ仕訳が２つも出来上がってしまうのです。「銀行口座の残高がfreeeの残高と合わない！」という状況につながってしまいます。

ただ、現在は口座間振替に入出金の機能が付きましたので、消込が出来ます。

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AmazonなどのECサイトのAPI連携とクレジットカードのAPI連携で仕訳が重複してしまう

Amazonの口座連携とクレジットカードの口座連携を行っていると、Amazonとクレジットカードでそれぞれ仕訳が作成されます。

• Amazon・・・購入時
• クレジットカード・・・Amazonの取引がクレジットカードに連携されたとき

次の仕訳が作成されていれば問題ありません。

Amazon：消耗品費 / Amazon未払金
クレカ：Amazon未払金 /クレカ未払金

一方、このような仕訳が作られてしまうと、消耗品費を２重で計上されてしまいます。

Amazon：消耗品費 / Amazon未払金
クレカ：消耗品費  / クレカ未払金

それに、Amazon未払金も消えずに残り続けてしまいます。

こういった重複仕訳を避けるためには、最初に仕訳の登録ルールを決めておかないといけません。

同じ現象として、freee請求書で売上を計上しているのに、入金時に売り上げ登録をする方も多くいます。

freee請求書発行時→売掛金/売上
預金入金時　　　　→預金入金/売上　　※売上が二重で売掛金も消えない

自動で経理で推測された勘定科目をそのまま使ってしまう

銀行口座やクレジットカードをAPI連携していると、freeeが自動で仕訳を推測してくれます。このとき、勘定科目も推測してくれるのですが、間違えているケースもよくあります。ECサイトと連携している場合、本当は「仕入高」なのに「消耗品費」が選択されていたりするケースもあります。

この点、「自動登録ルール」というものを活用すれば、推測の精度が非常に上がります。使いこなしたいところですが、慣れないとルールを作るのがなかなか難しいので、最初にfreee認定アドバイザーに設計してもらうのが良いでしょう。場合によっては会計の専門家に整理してもらう必要があります。

タグをつけすぎて管理不能に

freeeには「取引先」「品目」「部門」「メモタグ」といったタグ機能が備わっています。このタグをすべての取引ごとに付けていくと、管理がとても煩雑になってしまいます。「取引先」であれば、管理しておきたい主要な仕入先だけ登録する、「品目」は使わない、「メモタグ」は使わずに「備考欄」に書いておく、といった工夫が必要です。

ちょこちょこ振替伝票を使っている？！

簿記の知識がある人、経理経験のある人にとって、差額の理由が分からないときの必殺技「振替伝票」しかし、これを知っているが故に「ぐちゃぐちゃ」が発生することは多々あります。差額が出ると理由を探しますが、理由が見つからず、しかも月締めしないといけない！などの締め切りがあると、

ひとまず「振替伝票」で帳尻を合わせることができますが、freeeユーザーへは、あまりおすすめできません（振替伝票は、最後の最後の手段くらいに思ってもらった方が良いです）！

そんな時は、連携されたデータの登録状況や正しい勘定科目になっているかを、丁寧に確認することをおすすめします！

freee会計を使うならまずは仕組みづくりが大事　この子はAIなんです。

freeeには、取り込まれたデータの推測機能はついていますが、AIなので最初から、freee以外から取り込まれるデータを完璧に判断することはできません。freee以外の請求書であれば、売上になるのか、仕入れの経費なのか導入初期は、AIなので判定は不完全です。

AIには「教え込む」作業が大事なので、そこは「人」がアナログで工夫・設定、または「自動登録ルール」を活用するなどの、「最適化」を構築していく必要があります。freeeのような新しいシステム導入には、この自社ならではのカスタマイズ、つまり「接続」するための作業が必要不可欠です。とは言っても最初にここを丁寧にやっておくことが、「運用」がスムーズになり、誤差が最小限に抑えられ、日々の経理業務の先に、確定申告書・決算書作成が容易になる一歩になります。

こういった状況にならないようにするには、freeeを使い始めるときにしっかり設計しておくことが大事です。この仕組みづくりは、あまり会計や経理に詳しくない方だとかなり難易度が高いです。仕組みづくりというのは、「こういう取引ケースであればこういう機能を使う」というルールを作っておくことや、「自動登録ルール」や「取引テンプレート」を設定することなどです。