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従業員を雇用する際には、労働条件の明示が必要です。労働基準法第15条1項では、従業員を雇用する際に、給与（賃金）や勤務時間といった労働条件について、原則として書面で明示しなければならないと定められています。

参照：e-Gov 法令検索「労働基準法」

そのため、従業員を雇用する事業主は、これらの労働条件を明記した「労働条件通知書」を作成し、従業員に交付しなければなりません。労働条件通知書を交付するタイミングは、労働契約（雇用契約）の締結時とされています。採用が決まったタイミングで内定通知書を交付され、その後、労働契約が正式に締結される段階で労働条件通知書が発行されるのが一般的です。

また、労働条件通知書に代えて、「雇用契約書」を取り交わす場合もあります。これは事業主と従業員の間で雇用契約の内容を明確にするための書類です。雇用契約書は法律上の義務ではありませんが、作成するのが一般的です。

労働条件通知書に記載すべき事項は、法律（労働基準法第15条1項、労働基準法施行規則第5条1項）によって定められています。ただし、必要事項が記載されていれば、書式に定めはありません。厚生労働省の「主要様式ダウンロードコーナー」から労働条件通知書のテンプレートをダウンロードできます。

なお、労働条件通知書には、必ず記載しなければならない「絶対的記載事項」があります。絶対的記載事項の内容は、以下のとおりです。

【労働条件通知書の記載事項】

（原則として書面で交付しなければならない内容：絶対的記載事項）

参照： 厚生労働省「労働条件通知書（2024年（令和6年）4月1日以降）」
参照：厚生労働省「労働基準法に関する基礎知識」

労働条件通知書は、法改正により2024年4月1日以降、「就業場所、業務の変更の範囲の明示」が必要になりました。

また、アルバイトやパートなどの短時間労働者、契約社員などの有期雇用労働者の場合は、以上の事項に加えて、「昇給・賞与・退職手当の有無」や「雇用に関する相談窓口」についても記載しなければなりません。

さらに、有期雇用労働者を雇い入れる際には、法改正により2024年4月1日以降、「更新上限の有無と内容（有期労働者の通算契約期間または更新回数の上限）」「無期転換申込機会」「無期転換後の労働条件」の記載が必要になりました。なお、定年に達した従業員を引き続き雇用するケースでは、有期雇用特別措置法により、認定申請を行った場合に限り、無期転換ルールの特例が適用されます。定年後も同じ企業に所属して働き続ける有期契約労働者には、無期転換申込権が発生しません。

絶対的記載事項は、原則として書面による明示が必要です。従業員が希望した場合はFAXや電子メールでの交付も可能ですが、その場合も、書面としてプリントアウトできる形式で送らなければなりません。この他にも、退職手当や賞与に関することなど、事業者が制度として定めている場合には記載が必要な「相対的記載事項」があります。

雇用契約書とは、事業主（雇用する側）と労働者（雇用される側）の間で、雇用契約の内容を明らかにするために取り交わす書類です。当該書類には賃金や業務内容、労働時間などに関する重要事項を盛り込み、会社と労働者の双方が署名捺印（または記名押印）をして締結します。

雇用契約自体は、会社と従業員双方の合意があれば口頭だけでも成立するため、雇用契約書を作成しなくても法的に問題はありません。ただし、交付が義務付けられている労働条件通知書を、雇用契約書として兼ねる場合もあるため、法的要件を満たす形で内容を明記することが求められます。しかし、入社後のトラブルを避けるためにも、雇用契約書を締結・保管しておくと安心です。

従業員を雇用する際に、事業所が社会保険の適用対象となり、雇用する従業員が一定の条件を満たす場合、社会保険の加入が義務付けられています。​

社会保険の適用対象となった事業所を、「適用事業所」と呼びます。以下の条件に該当する場合は適用事業所となるため、健康保険・介護保険・厚生年金保険への加入義務が生じます。

【健康保険・厚生年金保険・介護保険の加入条件】

すべての法人の事業所（事業主のみで従業員がいない場合を含む）

常時5人以上の従業員を雇用する個人の事業所（農林水産業、一部のサービス業などの場合を除く）

社会保険（健康保険・介護保険・厚生年金保険）に初めて加入する際は、適用事業所になった日から5日以内に「健康保険・厚生年金保険 新規適用届」を年金事務所へ提出します。法人（会社）の場合は、従業員の有無にかかわらず適用事業所になるため、事実発生から5日以内に届出が必要です。個人事業主の場合は、従業員の雇用により適用事業所の要件を満たした時点で、速やかに届出を行いましょう。ただし、サービス業の一部（クリーニング業、飲食店、ビル清掃業等）や農業、漁業などの事業所は適用対象外の場合があります。

提出方法は、電子申請、郵送、または窓口持参のいずれかを選択できます。事業所所在地が登記上の住所と異なる場合には、実際に事業を行っている所在地を管轄する事務センター（年金事務所）へ提出してください。

加入対象となる従業員

適用事業所で、社会保険の加入要件を満たす従業員を雇用した際には、社会保険の資格取得手続き（従業員の社会保険加入手続き）が必要です。社会保険（健康保険・厚生年金保険）の加入が必要な従業員の条件は、以下のとおりです。

【社会保険の加入が必要な従業員の条件】

適用事業所に常時雇用されている70歳未満（厚生年金保険）・75歳未満（健康保険）の従業員

1週間の所定労働時間および1か月の所定労働日数が常勤労働者の4分の3以上の従業員

上のいずれかの条件に当てはまる場合は、加入が必要になります。なお、40歳以上の従業員は、原則として健康保険と併せて介護保険の加入が必要です。

また、1年のうち6か月間以上、社会保険の被保険者である従業員が51人以上（法改正により2024年10月1日以降変更されました）いる「特定適用事業所」は、1週間の所定労働時間または1か月の所定労働日数が通常の労働者の4分の3未満である「短時間労働者」のうち、以下をすべて満たす場合は社会保険に加入させる必要があります。

【社会保険への加入が必要な短時間労働者の条件】

• 特定適用事業所や任意特定適用事業所または国・地方公共団体に属する事業所に勤めている
• 週の所定労働時間が20時間以上
• 2か月を超える雇用の見込みがある
• 月の賃金が8.8万円以上
• 学生ではない

従業員の社会保険加入手続きは、入社日から5日以内に、年金事務所へ「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届／厚生年金保険 70歳以上被用者該当届」を提出します。また、協会けんぽ（全国健康保険協会）以外の健康保険組合に加入している場合は、各健康保険組合でも手続きが必要です。

労働保険とは、労災保険（労働者災害補償保険）と雇用保険を総称したものです。従業員を1人でも雇用した時点で、労働保険の「適用事業所」になります。

初めて従業員を雇用し、適用事業所になった際には、原則として「保険関係成立届」と「労働保険 概算保険料申告書」を労働基準監督署または労働局に提出する必要があります。また、「適用事業報告」は、労働基準法の適用を受けることになったことを報告するための書類ですが、提出が必要かどうかは事業内容や状況により異なります。

労災保険の加入対象になる従業員

【労災保険の加入条件】

雇用形態にかかわらず、パート・アルバイト含むすべての従業員

雇用保険

【雇用保険の加入条件】

• 31日間以上雇用の見込みがある
• 週の所定労働時間が20時間以上
• 昼間部の学生ではない（休学中など一部例外あり）

初めて従業員を雇用した際には、保険関係の成立日の翌日から起算して10日以内に労働保険の「保険関係成立届」の提出が必要です。

労災保険と雇用保険の申告・納付を一元的に扱う「一元適用事業」の場合、保険関係成立届の提出先は管轄の労働基準監督署です。その後、受理された控えを管轄のハローワークへ提出します。

その一方で、事業の実態（建設業など）によって労災保険と雇用保険の適用の仕方が区別される「二元適用事業」の場合、労災保険の保険関係成立届については労働基準監督署へ、雇用保険の保険関係成立届についてはハローワークへ提出します。

労働保険の成立手続について詳しくは、厚生労働省のサイトをご覧ください。

参照：厚生労働省「労働保険の成立手続」

また、保険関係の成立日の翌日から起算して50日以内に、労働保険の「概算保険料申告書」の提出が必要です。一元適用事業の場合、概算保険料申告書を労働基準監督署、所轄の都道府県労働局、金融機関に提出します。二元適用事業の場合、労災保険の概算保険料申告書については労働基準監督署、所轄の都道府県労働局、金融機関へ、雇用保険の概算保険料申告書については所轄の都道府県労働局、金融機関へ提出します。

さらに、雇用保険の加入対象となる従業員を初めて雇用する場合は、「雇用保険適用事業所設置届」と「雇用保険被保険者資格取得届」の提出も必要です。提出先は一元適用事業、二元適用事業共通で、管轄のハローワークです。提出期限は、雇用保険適用事業所設置届が設置の日翌日から起算して10日以内、雇用保険被保険者資格取得届が資格取得の事実があった日の翌月10日までとなります。

一元適用事業、二元適用事業の労災保険に係る手続、雇用保険に係る手続それぞれの場合の届・申告書と提出先をまとめたものが下表です。

法定三帳簿とは、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」のことです。1人でも従業員を雇用したら、事業者はこれらの三帳簿を作成しなければなりません。各帳簿には記載すべき項目が定められています。保存期間は起算日から5年間ですが、法改正による経過措置として当分は3年間の保存が認められています。これらは労働基準法で定められているため、遵守しなければなりません。

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労働者名簿

労働者名簿は、従業員の氏名や生年月日、性別、住所などの個人情報を記録する帳簿です。法令で定められた記載項目の他、会社が従業員を管理するうえで必要な事項を任意で設けることもできます。

賃金台帳

賃金台帳は、従業員個々の賃金の支払状況をまとめた帳簿です。従業員の氏名や性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数の他、基本給や手当などの種類と額といった事項を、賃金支払のたびに記載します。

出勤簿

出勤簿は、従業員の出退勤に関する状況を記録する帳簿です。記載事項は、出勤日や労働日数、始業・終業時刻、休憩時間、時間外労働を行った日付や労働時間などです。

【従業員に提出・提示を依頼するもの】

• 住民票記載事項証明書
• 源泉徴収票（前職にて給与収入がある場合）
• 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
• マイナンバー
• 年金手帳（基礎年金番号）
• 健康保険被扶養者（異動）届に必要な情報、国民年金第3号被保険者資格取得届に必要な情報
• 雇用保険被保険者証（雇用保険被保険者証番号）
• 通勤手当申請書
• 口座振込依頼書（給与振込先情報）